1. Uvod

Ova Obavijest o obradi osobnih podataka ("Obavijest") objašnjava kako Udruga Sportske igre mladih, Kaštelanova 19, 21 000 Split, Hrvatska, OIB: 31314925825 ("Sportske igre mladih", "SIM", "mi") obrađuje osobne podatke posjetitelja ove web stranice te djece, njihovih roditelja ili skrbnika, učitelja, trenera i drugih prijavitelja u vezi s organizacijom i provedbom sportskih i edukativnih manifestacija SIM-a ("Program").

U ovoj Obavijesti pojašnjavamo koje osobne podatke prikupljamo, u koje svrhe i na kojim pravnim temeljima, s kime ih dijelimo, koliko dugo ih čuvamo, kako ih štitimo te koja prava imaju djeca i njihovi roditelji ili skrbnici u vezi s obradom podataka. Obavijest se primjenjuje na sve obrade osobnih podataka koje provodimo u okviru Programa, uključujući događaje koji se organiziraju u suradnji sa školama, kao i individualne prijave na natjecanja.

Ovu Obavijest možemo povremeno ažurirati, primjerice zbog promjena u organizaciji Programa ili izmjena propisa. Na obradu podataka primjenjuje se verzija Obavijesti koja je važeća u trenutku kada se podaci prikupljaju. Datum zadnje izmjene naveden je na vrhu dokumenta.

2. Definicije

Pojmovi koji se koriste u ovoj Obavijesti imaju značenje određeno u Općoj uredbi o zaštiti podataka (EU) 2016/679 ("GDPR") i Zakonu o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka, osim ako je drukčije navedeno.

"Voditelj obrade" je fizička ili pravna osoba koja određuje svrhe i sredstva obrade osobnih podataka. U kontekstu ove Obavijesti voditelj obrade je Udruga Sportske igre mladih.

"Osobni podaci" su svi podaci koji se odnose na pojedinca čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi, poput imena i prezimena, podataka o školi i razredu, kontakt podataka roditelja, kao i fotografija i video snimki na kojima je dijete prepoznatljivo.

"Obrada" znači svaka radnja koja se izvršava na osobnim podacima, poput prikupljanja, pohrane, uvida, uporabe, prijenosa, objave ili brisanja.

"Privola" je svako slobodno dano, specifično, informirano i nedvosmisleno izražavanje volje roditelja ili skrbnika kojim on jasnom potvrdnom radnjom pristaje na obradu osobnih podataka djeteta za određenu svrhu.

"Aktivni sudionik" je dijete koje se natječe u određenom sportu u sklopu Programa.

"Pasivni sudionik" je dijete koje sudjeluje u Programu kao dio razreda ili skupine (primjerice kao publika, sudionik u edukativnom ili zabavnom dijelu događaja), ali nije natjecatelj u pojedinom sportu. Moguće je da aktivni sudionik odluči ne sudjelovati na natjecanju kao natjecatelj, ali na manifestaciji sudjeluje kao pasivni sudionik.

3. Obrada podataka aktivnih i pasivnih sudionika

Ova Obavijest odnosi se na obradu osobnih podataka djece (aktivnih i pasivnih sudionika), njihovih roditelja ili skrbnika, te učitelja, trenera i drugih prijavitelja u kontekstu:

dogovora i organizacije događaja na razini škole ili druge ustanove
prikupljanja roditeljskih suglasnosti za sudjelovanje i sudjelovanje u Programu
individualnih prijava na sportska natjecanja
vođenja evidencija sudionika, komunikacije i izvještavanja sponzora
fotografiranja i snimanja događaja te objave sadržaja u promotivne i informativne svrhe.

Ova Obavijest ne zamjenjuje interne politike zaštite podataka koje škole, sportski klubovi ili partneri primjenjuju u svojim sustavima, već se primjenjuje na obradu koju provodi SIM kao voditelj obrade.

4. Voditelj obrade i kontakt

Voditelj obrade osobnih podataka je:

Udruga Sportske igre mladih
Kaštelanova 19, 21 000 Split, Hrvatska
OIB: 31314925825
E-mail: info@sportskeigremladih.com

Za sva pitanja vezana uz obradu osobnih podataka, ostvarivanje prava ili pojašnjenja ove Obavijesti, roditelji, skrbnici i prijavitelji mogu nam se obratiti putem navedenog kontakta.

5. Kategorije podataka i način prikupljanja

Osobne podatke prikupljamo prvenstveno putem škola i drugih odgojno-obrazovnih ustanova koje sudjeluju u Programu, putem učitelja, trenera ili drugih prijavitelja, te izravno od roditelja ili skrbnika kroz fizičke ili elektroničke obrasce suglasnosti i prijavnice.

Ovisno o ulozi djeteta i načinu sudjelovanja, možemo obrađivati sljedeće podatke:

ime i prezime djeteta, podatke o školi, razredu i gradu
podatak je li dijete aktivni ili pasivni sudionik određene manifestacije
podatke o roditelju ili skrbniku (ime i prezime, kontakt e-mail, broj telefona) radi komunikacije i evidencije privole
podatke o prijavitelju (učitelj, trener, roditelj) te popis djece koje prijavljuje
tehničke podatke povezane s elektroničkom suglasnošću (datum i vrijeme, IP adresa, sadržaj danih izjava) radi dokazivanja valjanosti privola
fotografije i video snimke nastale tijekom događaja na kojima se dijete može pojaviti.

Podaci se prikupljaju isključivo u mjeri u kojoj su nužni za ostvarenje utvrđenih svrha.

6. Svrhe obrade i pravni temelji

Osobne podatke obrađujemo samo kada za to postoji jasan pravni temelj i kada je obrada nužna za pojedinu svrhu.

Prije svega, obradu osobnih podataka provodimo radi:

organizacije i provedbe Programa. Podatke o djeci, roditeljima i prijaviteljima koristimo kako bismo dogovorili i proveli manifestacije na razini škole ili druge ustanove, vodili evidenciju sudionika, formirali skupine, planirali logistiku i osigurali sigurnost djece na događaju. U tim slučajevima oslanjamo se na ispunjenje ugovorne obveze i legitimni interes SIM-a i uključenih ustanova da provedu manifestaciju na siguran i organiziran način.
Komunikacije s roditeljima, skrbnicima i prijaviteljima. Kontakt podatke koristimo kako bismo slali obavijesti o terminima i mjestu održavanja događaja, statusu suglasnosti, eventualnim promjenama, kao i druge informacije nužne za sudjelovanje djeteta. Za takvu obradu oslanjamo se na ispunjenje ugovorne obveze i legitimni interes za urednu organizaciju i komunikaciju.
Individualne prijave na sportska natjecanja. Za djecu koja su aktivni sudionici i prijavljuju se na određeni sport, koristimo podatke iz individualnih prijavnica kako bismo ih prijavili u sustav natjecanja, vodili evidenciju rezultata i eventualno izradili rasporede, tablice i izvještaje. I ovdje se primarno oslanjamo na ispunjenje ugovorne obveze i legitimni interes za provedbu sportskog dijela Programa.
Izvještavanje sponzora i partnera. Kako bismo opravdali broj i strukturu sudionika pred sponzorima i partnerima, u pojedinim slučajevima dostavljamo popise djece koji mogu sadržavati ime i prezime djeteta te naziv škole. Ove popise ne prate fotografije. Takva obrada temelji se na legitimnom interesu SIM-a i partnera da na transparentan način prate učinke Programa, uz poduzimanje mjera da se ne obrađuje više podataka nego što je nužno.
Fotografiranje, snimanje i promocija događaja. Detaljan opis pravnih temelja i načina na koji obrađujemo fotografije i snimke nalazi se u posebnoj točki ove Obavijesti ("Fotografiranje i snimanje").
Posebni programi (primjerice "zero waste" događaji). Za pojedine posebne programe ili tematske događaje možemo dodatno obrađivati podatke o sudjelovanju djeteta u tom programu. U takvim slučajevima roditelji ili skrbnici bit će jasno informirani, a po potrebi će biti zatražena i posebna suglasnost.
Kada je obrada utemeljena na privoli, jasno ćemo naznačiti da se radi o privoli, koju roditelj ili skrbnik može u svakom trenutku povući, bez utjecaja na zakonitost obrade provedene prije povlačenja.
Elektronički obrasci i potvrda suglasnosti. Kada roditelji/skrbnici daju suglasnost putem online obrasca, uz sadržaj same suglasnosti prikupljamo i minimalan skup tehničkih podataka kako bismo mogli dokazati da je suglasnost valjano dana. To uključuje (i) ime i prezime roditelja/skrbnika, (ii) kontakt (e-mail ili telefon), (iii) podatke o djetetu (ime, prezime, škola), (iv) odabrane izjave/checkboxe, (v) datum i vrijeme slanja obrasca, (vi) tehnički zapis o podnošenju (npr. IP adresa). Ovi podaci prikupljaju se isključivo radi evidentiranja danih suglasnosti i osiguravanja audit traila u slučaju nadzora ili spora. Podaci se čuvaju onoliko dugo koliko je potrebno za dokazivanje zakonitosti obrade, nakon čega se brišu ili anonimiziraju.

7. Fotografiranje i snimanje

Sportske igre mladih su javna manifestacija regionalne i nacionalne razine. Kao takva, njihovo fotografiranje, snimanje i informiranje javnosti o događajima čini sastavni dio programa i jedan je od naših legitimnih ciljeva, s obzirom na promicanje sporta, zajedništva i pozitivnih vrijednosti među djecom i mladima.

Zbog toga SIM ima legitiman interes da tijekom događaja

dokumentira atmosferu i tijek događaja
snima i fotografira skupine djece (primjerice tribine, teren, dodjele nagrada)
povremeno zabilježi i trenutke u kojima se pojedino dijete ili manja skupina djece nalazi u prvom planu, ako se radi o prirodnom i očekivanom trenutku (primjerice preuzimanje trofeja, postavljanje na postolje, davanje izjave, zajednička fotografija ekipe, kadrovi neposredno uz natjecanje).

U tim situacijama polazimo od toga da je razumno očekivati da će dijete koje sudjeluje u regionalnoj javnoj manifestaciji i natječe se, ili je dio publike, u određenoj mjeri biti snimljeno i da se snimke mogu koristiti za informiranje javnosti o događaju.

Kako bismo zaštitili prava i interese djece, primjenjujemo sljedeća pravila:

prilikom ispunjavanja prijavnice i davanja suglasnosti, roditelji ili skrbnici dobivaju jasnu obavijest da će se događaj fotografirati i snimati, da se snimke mogu koristiti za dokumentiranje i promociju Programa
škole i drugi partneri dužni su s ovom informacijom upoznati roditelje, a SIM na svojoj web-stranici objavljuje ovu Obavijest kao javno dostupni izvor informacija.

Nadalje, Radi zaštite interesa djece omogućujemo roditeljima ili skrbnicima (opt-out) na snimanje djeteta u prvom planu. Ako ne želite da se dijete pojavljuje na fokusiranim snimkama, potrebno je o tome pravovremeno obavijestiti SIM prije održavanja događaja, kako bismo u razumnim i izvedivim granicama mogli udovoljiti Vašem zahtjevu. Ako nakon održavanja događaja zatražite uklanjanje fotografije ili video snimke na kojoj je dijete jasno u fokusu, nastojat ćemo, u mjeri u kojoj je to tehnički i razumno moguće, ukloniti snimku s naših komunikacijskih kanala osim ako bi uklanjanje bilo nerazmjerno ili tehnički neizvedivo.

Za djecu koja nisu prijavljena, ali se pojave kao pasivni sudionici (primjerice razred koji dođe na događaj bez unaprijed dostavljene individualne prijave) ili ako se dijete prijavi na natjecanje ali na njemu ipak ne sudjeluje već bude pasivni sudionik, vrijedi ista logika: mogu se pojaviti na skupnim snimkama i situacijskim kadrovima u mjeri u kojoj je to razumno očekivano u okviru javne manifestacije.

8. Kolačići i tehnički podaci

Što su kolačići?

Kolačići ("cookies") su male tekstualne datoteke koje se pohranjuju na Vaš uređaj (računalo, tablet, mobilni telefon) kada posjetite web-stranicu. Kolačići obično sadrže naziv domene s koje dolaze, vrijeme trajanja i vrijednost (npr. nasumično generiran broj).

Koje kolačiće koristimo i zašto?

Na našoj web-stranici i u sustavu prijavnica mogu se koristiti:

Tehnički (nužni) kolačići - nužni za osnovno funkcioniranje stranice i obrazaca (npr. učitavanje stranica, rad obrazaca, sigurna komunikacija s poslužiteljem). Bez ovih kolačića stranica i obrasci ne mogu ispravno funkcionirati.

Osnovni statistički / log podaci - u opravdanoj mjeri možemo koristiti agregirane tehničke zapise (npr. broj posjeta, osnovne informacije o opterećenju sustava) kako bismo održavali sigurnost i stabilnost rada stranice. Ti podaci nisu usmjereni na praćenje pojedinog djeteta ili roditelja, već na tehničko funkcioniranje.

Ne koristimo kolačiće za profiliranje djece niti za izravni marketing prema djeci.

Ako u budućnosti uvedemo dodatne, nenužne kolačiće (primjerice za napredniju analitiku ili marketinške kampanje odraslih), o tome ćemo posebno obavijestiti korisnike putem bannera i omogućiti im da takve kolačiće prihvate ili odbiju, sukladno važećim propisima.

Kako možete upravljati kolačićima?

Postavkama kolačića možete upravljati putem postavki svog internetskog preglednika (npr. blokiranje kolačića, brisanje postojeće pohrane). Ako odlučite blokirati nužne kolačiće, pojedine funkcionalnosti (posebno obrasci za prijavu i suglasnosti) možda neće raditi ispravno, odnosno sustav Vam uopće neće omogućiti podnošenje prijave.

9. Primatelji podataka

U okviru Programa osobne podatke ne prodajemo trećim osobama. Međutim, radi provedbe Programa i izvještavanja o njemu, određeni podaci mogu biti dostupni:

sponzorima i partnerima, kojima se dostavljaju popisi djece s imenom, prezimenom i školom radi verifikacije sudjelovanja i opravdanja podrške Programu, bez prosljeđivanja fotografija djece
medijskim partnerima koji prenose sadržaje i reportaže s događaja, pri čemu se poštuju pravila o legitimnom interesu i privoli opisana u ovoj Obavijesti
pružateljima IT usluga koji održavaju sustav elektroničkih prijavnica i suglasnosti, uz ugovornu obvezu povjerljivosti i postupanja prema uputama SIM-a
nadležnim tijelima, kada su to dužni naložiti zakon ili nadzorno tijelo.

Svim izvršiteljima obrade nametnuli smo ugovorne obveze sukladno GDPR-u, uključujući zaštitu povjerljivosti, korištenje podataka samo za ugovorene svrhe i primjenu odgovarajućih sigurnosnih mjera.

10. Razdoblja pohrane

Podatke o sudjelovanju djece kao pasivnih sudionika i o roditeljskim suglasnostima koje se daju putem škole čuvamo načelno do završetka osnovnoškolskog obrazovanja, odnosno do kraja 8. razreda, osim ako roditelj ranije zatraži prestanak obrade ili ako više ne postoji objektivna potreba za obradom.

Podatke o aktivnim natjecateljima, rezultate i evidencije pojedinih sezona čuvamo onoliko dugo koliko je razumno nužno za svrhe Programa i zaštitu naših prava, a zatim ih brišemo ili anonimiziramo.

Evidencije o privolama i tehnički logovi povezani s njihovim davanjem i povlačenjem čuvaju se onoliko koliko je potrebno da bismo mogli dokazati zakonitost obrade u slučaju nadzora ili spora, u pravilu do isteka općih rokova zastare.

Fotografski i video materijali čuvaju se ovisno o svrsi: snimke koje služe dokumentiranju određene sezone mogu se čuvati dulje kao dio arhive Programa, dok se materijali koji ovise o privoli koriste i čuvaju samo dok privola postoji ili dok je to razumno očekivano s obzirom na svrhu.

11. Sigurnost obrade

Osobne podatke obrađujemo uz primjenu odgovarajućih tehničkih i organizacijskih mjera zaštite, kako bismo smanjili rizik od neovlaštenog pristupa, gubitka ili zlouporabe podataka.

Pristup podacima imaju samo osobe koje ih trebaju za obavljanje svojih zadaća u vezi s Programom, uz obvezu čuvanja povjerljivosti.

12. Prava roditelja, skrbnika i djece

Roditelj ili skrbnik čije se dijete obrađuje u sklopu Programa ima, u okviru primjenjivih propisa, sljedeća prava:

pravo zatražiti potvrdu obrađuju li se podaci o djetetu i dobiti pristup tim podacima
pravo zatražiti ispravak netočnih ili dopunu nepotpunih podataka
pravo zatražiti brisanje podataka kada oni više nisu nužni za svrhe za koje su prikupljeni ili kada je obrada nezakonita
pravo zatražiti ograničenje obrade u određenim situacijama
pravo u svakom trenutku povući privolu za one aktivnosti koje se temelje na privoli, bez utjecaja na zakonitost obrade prije povlačenja
pravo uložiti prigovor na obradu temeljenu na legitimnom interesu, nakon čega ćemo ocijeniti prevladavaju li naši legitimni razlozi interese i prava djeteta
pravo podnijeti pritužbu nadzornom tijelu

Nadzorno tijelo za zaštitu osobnih podataka u Republici Hrvatskoj je:

Agencija za zaštitu osobnih podataka (AZOP)
Ulica Metela Ožegovića 16
10 000 Zagreb, Hrvatska
Telefon: +385 (0)1 4609 000
E-mail: azop@azop.hr
Web: www.azop.hr

Za ostvarivanje prava dovoljno je kontaktirati nas putem e-mail adrese navedene u ovoj Obavijesti. Na zahtjeve nastojimo odgovoriti u zakonskom roku, uzimajući u obzir složenost zahtjeva i broj zaprimljenih zahtjeva.

13. Završne napomene

Ova Obavijest objavljuje se na našoj web-stranici i služi kao glavni izvor informacija o tome kako obrađujemo osobne podatke u okviru Programa Sportske igre mladih. Uz ovu Obavijest mogu se koristiti i kraće verzije informacija unutar obrazaca suglasnosti i prijavnica, no u slučaju razlike, prednost ima ova Obavijest.